Бюджетные организации учитывают бланки строгой отчетности на внебалансовом счете 003 в соответствии со ст.337 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина РФ № 157Н от 01.12.10. Аналитический учет ведется по местам хранения и материально ответственным лицам на субсчетах «Бланки на складе», «Бланки, выданные», «Бланки, использованные на хранении» по условной стоимости. Поскольку учитывать необходимо каждый БСО по его номеру и серии, то за условную цену в 1 руб. принимают стоимость одного бланка. Книжка квитанций из 25 бланков принимается к учету по условной цене в 25 руб. Фактическая стоимость бланков строгой отчетности бюджетных учреждений списывается на расходы по коду 226 «Прочие услуги» на основании Экономического классификатора расходов, утвержденного Приказом Минфина РФ № 190Н от 28.12.10. Бланки строгой отчетности бюджетного учреждения имеют определенную степень защиты, строгую нумерацию, изготовляются, используются и хранятся по специальным правилам. Перечисленные нормативные акты и другие по применению БСО в бюджетных учреждениях можно найти на страницах онлайн-сервиса BLANKSOMAT.
Изготовляют бланки в типографии или при помощи автоматизированной системы. Такую систему нельзя рассматривать как простое печатное устройство. Она должна обеспечивать, как и ККТ выполнение требований по идентификации каждого бланка, защите, регистрации и хранении информации не менее 5 лет. Самостоятельная печать на принтере или с помощью ризографа без специальной программы, обеспечивающей печать уникального номера бланка, недопустима. Дополнительные разъяснения по этому вопросу содержатся в Письме Минфина РФ № 03–01–15/11–353 от 07.11.08. Документы строгой отчетности условно можно поделить на удостоверяющие личность или действия в отношении ее: паспорт, свидетельство о рождении, браке, аттестат, диплом и т. п. Они выдаются физическим лицам согласно нормам соответствующего законодательства РФ. БСО Трудовые книжки, служебное удостоверение, топливные талоны обычно применяют при ведении финансово-хозяйственной деятельности бюджетных заведений. При поступлении оплаты, без применения ККТ, за услуги населению, госучреждение выдает квитанции и другие документы. Правила по их применению регламентирует Положение о работе без ККТ, утвержденное в Приказе правительства РФ № 359 от 06.05.2008. Все перечисленные бланки строгой отчетности имеют определенные особенности в порядке их движения, хранения, выдачи госучреждением. Во всех случаях применения разных видов БСО, ответственность за хранение, заполнение каждого бланка несут материально ответственные сотрудники, назначенные приказом руководителя предприятия.
