Облачные кассы в 2024 году: 7 главных вопросов

Ежегодно в налоговое законодательство вносятся различные изменения, поэтому необходим регулярный мониторинг каждой важной для бизнеса темы. Применение контрольно-кассового оборудования вызывает много вопросов, и в 2024 году в условиях развития электронной коммерции особого внимания требует аренда облачной онлайн-кассы для ООО и ИП при разных видах деятельности. Ответим на главные вопросы про облачные кассы.

Что такое облачная касса?

Это виртуальное оборудование, которое установлено не в точке торговли, а в специальном дата-центре. Доступ к устройству предоставляется через интернет, а всё текущее обслуживание возлагается на поставщика услуг. Он же обеспечивает надлежащие условия — оптимальный микроклимат в серверном помещении, резервные источники питания, бесперебойное подключение к сети. Компаниям-пользователям остаётся только оплачивать аренду в соответствии с тарифом и установленным графиком.

Как это работает?

Провайдер предоставляет доступ к личному кабинету в специальном сервисе. Через удобный интерфейс можно отслеживать платежи, формировать чеки, вносить корректировки, оформлять открытие и закрытие смен. Но одно из главных преимуществ — различные интеграции:

• с системой управления сайтом;
• различными платёжными приложениями;
• с товароучётной системой.

К виртуальной кассе также легко подключить эквайринг. Кроме того, она в автоматическом режиме обрабатывает даже большое количество одновременных платежей. Транзакции выстраиваются в хронологическом порядке и обрабатываются мгновенно.

Кому подходит облачная технология?

Перейти на онлайн-оборудование может бизнес, который работает вне стационарной точки продаж. Это различные интернет-магазины, курьерские службы, услуги на дому, пассажирский транспорт, вендинговые аппараты, приём платежей за коммунальные услуги онлайн и прочее. Если клиент проводит оплату лично через кассира в магазине, у кассовой стойки, должны применяться физические устройства.

Нужен ли фискальный накопитель?

Фискализация платежей при облачном ведении кассы происходит также дистанционно. Но сам фискальный накопитель придётся купить в собственность. Он также устанавливается в дата-центре. Устройство не печатает чеки, вся отчётность формируется онлайн. Чек отправляется клиенту в электронном виде разными способами — в интерфейс торгового приложения или на электронную почту. Также через интернет все необходимые данные автоматически передаются в налоговую и ОФД. Для защиты информации используются надёжные алгоритмы шифрования.

Выгодно ли использовать облачную кассу?

Аренда виртуального устройства обычно оплачивается на год с обслуживанием под ключ без дополнительных комиссий. При этом бизнес освобождается от расходов на техническое обслуживание устройства, устранение неполадок, обновление прошивки. Любые неисправности устраняются поставщиком услуги в сжатые сроки — от нескольких минут до пары часов. Чтобы починить физический аппарат, придётся дождаться мастера и перенести длительный простой в работе. Поэтому в итоге тариф на аренду оказывается гораздо выгоднее покупки оборудования.

Можно ли к одной виртуальной кассе подключить несколько электронных площадок?

Оборудование закрепляется за юридическим лицом, а не конкретной торговой точкой, поэтому его можно использовать сразу для нескольких платформ — сайтов, приложений, агрегаторов.

Как зарегистрировать облачную кассу?

С точки зрения функциональности облачное устройство ничем не отличается от физического, кроме электронного формирования чеков. Поэтому виртуальная касса также подлежит регистрации в налоговой. Некоторые провайдеры включают регистрацию в ФНС и заключение договора с ОФД в общую стоимость аренды под ключ. Если такая услуга не предусмотрена, ООО или ИП должны зарегистрировать аппарат самостоятельно на сайте ФНС и через выбранного оператора фискальных данных.