Маршруты документов в КЭДО

Подписывайте свои документы с помощью ЭЦП онлайн и бесплатно по ссылке - https://dobyto.ru/sign/

У каждого документа в вашей системе ЭДО есть определенный маршрут. Как минимум, он предусматривает подписание и направление документа в один адрес. Но есть и более сложные маршруты, которые вы можете задать в сервисе и описать в инструкциях. В моей практике были случаи, когда в согласовании и подписании документа участвовало более десяти человек.

Как задать и настроить маршрут документа в системе КЭДО

В КЭДО вы работаете с кадровыми документами. Это могут быть приказы, заявления, графики отпусков, локальные акты и т.д. Исходя из особенностей вашего делопроизводства, маршрут документа может быть:

• простым – в подписании и согласовании участвует один или два пользователя (примером назовем заявление на отпуск);
• сложным – согласование и подписание проходит через 3 и более лиц (например, это может быть график отпусков, который проходит через все отделы).

Многие документы в КЭДО оформляются одним лицом, но требуют ознакомления. Например, приказ о дисциплинарном взыскании подпишет ваш директор. Но далее с документом нужно ознакомить сотрудника, которому назначено наказание. В этом случае маршрут предусматривает не подписание приказа вторым лицом, а подтверждение об ознакомлении.

Чтобы задать маршрут документа, используйте функционал КЭДО. Работая в сервисе «Добыто», вы можете использовать алгоритмы AI. Искусственный интеллект поможет определить контрагента для направления документа, провести аудит или найти нужный приказ за считанные секунды. Также советуем утвердить инструкцию по делопроизводству, описать там все процессы и действия с документами.

Как контролировать маршруты движения документов

В идеале, контролировать прохождение документа можно прямо в КЭДО. Когда вы подписали и направили его другому специалисту компании, система покажет, на каком этапе идет процесс рассмотрения. Также будет виден срок подготовки ответа (если требуется) или выполнения другого действия. Общий контроль может вести глава вашей компании или другой специалист.

Из забавного – некоторые сотрудники не понимают принципа работы в КЭДО. Они подписывают или загружают электронный документ, а затем начинают лично «доставать» кадровиков и спрашивать о сроках рассмотрения или согласования. Естественно, это создает неудобства в текущей работе отдела кадров. Приходилось неоднократно разъяснять, что ответ тоже поступит в личный кабинет. В сервисе «Добыто» можно настроить уведомления о поступлении или изменении статуса документа.

Кстати, маршруты документов в КЭДО идеально подходят для штатных сотрудников и самозанятых. Они работают удаленно, подключаются через браузер или приложение. По сути, рабочее место пользователя будет одинаковым, независимо от способа и места подключения.

Хотите знать больше о возможностях работы в КЭДО? Запишите и сохраните контакты: Сервисы «Добыто», +7-(499)-110-38-07, электронная почта info@dobyto.ru, сайт dobyto.ru, телеграм канал - https://t.me/dobyto.